Política protección datos del Canal Ético de Cotexa

Política de Protección de Datos del Canal Ético de Cotexa

 

1. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

Sus datos personales serán tratados por:

– COTEXA ALCALAINA SA (con CIF A23210206 y con domicilio social en Polígono Industrial El Chaparral s/n, Santa Ana 23692 Alcalá la Real, Jaén – España (en adelante, Cotexa) en calidad de responsable del tratamiento con relación a los datos personales responsabilidad de Cotexa.

A lo largo de la presente política, se identificará a Cotexa como Organización que trata los datos personales, si bien el interesado habrá de ser consciente de que Cotexa puede encontrarse tratando los datos en su propia condición de responsable del tratamiento o, en función de la sociedad de cotexa con la que guarde relación la información comunicada y a la cual se dirige dicha comunicación, en condición de encargado de tratamiento, conforme a lo anteriormente señalado.

Para garantizar la adecuada gestión de dicho tratamiento, Cotexa tiene designado un Delegado de Protección de Datos (DPD o DPO), a quién puede dirigirse para resolver cualquier duda respecto a la protección de sus datos personales a través de la siguiente dirección de correo electrónico: cotexa@cotexaagro.com

2. ¿CON QUÉ FINALIDAD TRATAMOS SUS DATOS PERSONALES?

Finalidad Nº1: Gestión del Canal Ético

  • Descripción de la finalidad: El tratamiento de sus datos se realiza con la finalidad de gestionar e investigar acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea comunicadas a través del presente Canal Ético, de conformidad a lo dispuesto Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de Protección del Informante”).

Dicha finalidad incluye las siguientes actividades de tratamiento: i) gestión, tramitación y resolución de las denuncias recibidas a través del Canal Ético; ii), traslado del resultado de la investigación a órganos competentes para adoptar las medidas disciplinarias y/o promover los procedimientos judiciales y iii) demostrar el correcto funcionamiento de los sistemas siempre previa anonimización de los datos personales.

  • Datos tratados para esta finalidad: Se le informa que Cotexa únicamente tratará los datos personales necesarios para tramitar la denuncia interpuesta a través del Canal Ético, y las personas encargadas de gestionar directamente el Canal se abstendrán de tratar datos personales que no resulten necesarios, proporcionales e idóneos de conformidad a lo dispuesto en la Ley de Protección del Informante.

Los datos personales que se tratarán por Cotexa con esta finalidad podrán ser: i) datos personales del informante recogidos en la propia denuncia remitida a través del Canal Ético; ii) datos de terceros que el informante incluya en la denuncia; iii) datos derivados del trámite de la propia denuncia; y iv) datos derivados del análisis de la denuncia.

Resulta posible comunicar denuncias de forma anónima, si bien en caso de comunicarse datos personales estos comprenderán las siguientes categorías: datos identificativos y de contacto, así como aquellas otras categorías que, por razón de la información trasladada, se puedan comunicar a Cotexa (por ejemplo, datos de carácter laboral/académico, económico-financieros, de parentesco y/o circunstancias sociales- en función de la situación puesta en conocimiento de Cotexa y cuando existan razones de interés público esencial-).

Asimismo, se informa que durante la investigación de la denuncia se pueden tratar categorías especiales de datos como datos que revelen el origen étnico o racial de, opiniones políticas, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical, datos de salud, orientación sexual. Estos datos de conformidad a lo dispuesto en la Ley de Protección del Informante se tratarán siempre que sea relevantes para la investigación.

Se informa que en el supuesto en que la comunicación se realice verbalmente por el informante dicha conversación será objeto de grabación o transcripción completa, para su posterior ratificación por el informante. En caso de grabación, será objeto de tratamiento también la voz del informante.

  • Base legitimadora: El tratamiento de los datos personales antes mencionados se realizará bajo el cumplimiento de una obligación legal de Cotexa (art. 6.1 c) del RGPD) en cumplimiento de la Ley de Protección del Informante.

El tratamiento de las categorías especiales de datos personales por razones de un interés público esencial se podrá realizar conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD.

En el caso de que se realice una comunicación verbal objeto de grabación, el proceso concreto de grabación se amparará en el consentimiento del informante, entendiendo por consentimiento la clara acción afirmativa de solicitar la modalidad de denuncia verbal por medio de grabación (activando la funcionalidad de comunicación oral, en la plataforma del Canal Ético, o manifestándolo así la persona). En todo caso, se reconocerá la opción alternativa de transcribir literalmente la comunicación, para su posterior ratificación, en sustitución de la grabación, cuyo proceso también se amparará en el consentimiento del informante

Finalidad Nº2: Gestión de revelaciones públicas

  • Descripción de la finalidad: Otorgar protección a las personas que hagan una revelación pública de las acciones u omisiones por los incidentes previstos en el artículo 2 de la Ley de Protección del Informante.
  • Datos tratados para esta finalidad: Datos identificativos y de contacto.
  • Base legitimadora: El tratamiento de sus datos personales en caso de revelación pública se presumirá amparado en interés público.

3. ¿DE QUÉ FUENTES PROCEDEN LOS DATOS PERSONALES?

Se tratarán los datos facilitados directamente por el informante a través del Canal Ético, así como aquellos derivados del trámite y análisis de la propia denuncia.

4. ¿SE COMUNICARÁN SUS DATOS A TERCEROS?

Con carácter general, no se prevé la comunicación de sus datos personales a terceros. Se le informa que su identidad será en todo caso reservada y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. En este sentido, Cotexa cuenta con medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado.

Sin perjuicio de lo anterior y de conformidad Ley de Protección del Informante se podrán comunicar sus datos a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la Entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan. Estos terceros pueden ser:

  1. i) La Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora;
  2. ii) Terceros proveedores en calidad de encargados del tratamiento

5. ¿SE PRODUCIRÁN TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS?

No se prevé la transferencia internacional de los datos personales.

6. COMUNICACIONES ADMITIDAS POR EL CANAL

A través del Canal Ético se puede transmitir cualquier acto u omisión previsto en el artículo 2 de la Ley 2/2023.

  • Toda acción u omisión que constituya una infracción del derecho de la Unión Europea, siempre que entren dentro del ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937, en relación, entre otros, a:
    • Contratación pública.
    • Servicios, productos y mercados financieros, y prevención del blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo.
    • Normas relativas a la comercialización y uso de productos sensibles y peligrosos
    • Seguridad del transporte.
    • Protección del medio ambiente.
    • Normas relativas a la protección y gestión de aguas y suelos.
    • Protección frente a las radiaciones y seguridad nuclear.
    • Seguridad de los alimentos y los piensos, sanidad animal y bienestar de los animales.
    • Salud pública.
    • Protección de los consumidores.
    • Protección de la privacidad y de los datos personales, y seguridad de las redes y los sistemas de información.
  • Actos que afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
  • Actos que incidan en el mercado interior, incluyendo:
    • infracciones en materia de competencia y ayudas otorgadas por los Estados
    • actos que infrinjan normas de impuesto de sociedades
    • prácticas para obtener ventajas fiscales
  • Acciones y omisiones que constituyan una infracción penal o administrativa grave o muy grave y que afecten a la normativa del proceso penal, incluyendo diligencias de investigación.
  • Infracciones del Derecho Laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo.

7. FUNCIONAMIENTO DEL CANAL ÉTICO

El Canal Ético de Cotexa aceptará la presentación de comunicaciones o denuncias implementando las medidas de seguridad oportunas que garanticen la protección de los datos personales, la confidencialidad del denunciante y el acceso único por personas autorizadas, a través de las siguientes vías:

  • Canal Ético: habilitado mediante un enlace en la web corporativa de Cotexa.
  • Canal verbal: Se permite la denuncia de forma verbal, mediante una reunión de forma presencial o activando la funcionalidad de comunicación oral en el Canal Ético.

En caso de realizar la comunicación mediante reunión presencial, la denuncia se documentará de alguna de las formas siguientes, previo consentimiento del informante:

a) Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o

b) A través de una transcripción completa y exacta de la conversación.

De acuerdo con la normativa sobre protección de datos, se le ofrecerá al informante de la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

8. ¿POR CUÁNTO TIEMPO SERÁN TRATADOS SUS DATOS?

8.1. Tratamiento de datos en el propio Canal

Los datos personales serán conservados en el Canal Ético únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del Canal Ético.

Se informa de que las denuncias a las que no se haya dado curso, se eliminarán o en su defecto únicamente podrán constar de forma anonimizada.

Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. En todo caso, si los datos personales no son necesarios para el conocimiento e investigación de las infracciones se procederá a su inmediata supresión. Asimismo, se suprimirán todos aquellos datos personales que se puedan haber comunicado y que se refieran a conductas que no estén incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley de Protección del Informante.

La información recibida que contenga datos considerados de categoría especial conforme al artículo 9 del RGPD, serán suprimidos de forma inmediata sin que se registren y se proceda al tratamiento de estos, salvo que el tratamiento se realice por razones de interés público esencial, en virtud del artículo 9.2.g) del RGPD.

En el contexto de gestión del Canal no aplica la obligación de bloqueo de datos personales, conforme al artículo 32 de la LOPDGDD.

 

8.2. Tratamiento de datos tras iniciarse una investigación

Sin perjuicio de las condiciones que rigen el tratamiento de datos en el contexto del propio Canal, en función de los hechos comunicados podrán iniciarse las labores de investigación y/o comunicación y colaboración con autoridades públicas para la persecución de la actividad cometida, en cuyo caso los datos se tratarán hasta alcanzar la finalidad perseguida en cada caso (la propia investigación, defensa de intereses en el curso de un procedimiento y/o cumplimiento de las obligaciones legales que resulten aplicables).

Posteriormente, podrán conservarse los datos en cumplimiento de la obligación de bloqueo que fija el artículo 32 de la LOPDGDD, por los plazos de prescripción de la responsabilidad que se pueda derivar en cada caso de la actividad desarrollada.

9. ¿CUÁLES SON SUS DERECHOS?

En la medida en que estén reconocidos en la normativa de protección de datos aplicable en cada momento, el interesado podrá ejercer los siguientes derechos en relación con el tratamiento de sus datos:

  • Derecho de acceso: si ejerce este derecho, podrá conocer qué tipo de datos estamos tratando y las características del tratamiento que estamos llevando a cabo.
  • Derecho de rectificación: si ejerce este derecho, podrá solicitar la modificación de sus datos por ser éstos inexactos o no veraces.
  • Derecho de portabilidad: si ejerce este derecho, podrá obtener una copia en un formato interoperable de los datos que estén siendo tratados en los supuestos recogidos en la Ley.
  • Derecho a la limitación en el tratamiento de datos: si ejerce este derecho, podrá limitar el tratamiento de sus datos en los casos recogidos en la Ley.
  • Derecho de oposición: si ejerce este derecho, podrá oponerse al tratamiento de sus datos en los casos recogidos en la Ley.
  • Derecho de supresión: si ejerce este derecho, podrá solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento ya no resulte necesario en los supuestos recogidos en la Ley.
  • Derecho a revocar el consentimiento prestado, en su caso.

En caso de que la persona a la que se refieran los hechos relatados en la comunicación o a la que se refiera la revelación pública ejerciese el derecho de oposición, se presumirá que existen motivos legítimos imperiosos que legitiman el tratamiento de sus datos personales y, por lo tanto, dicha oposición no será estimada.

Puede ejercitar sus derechos a través de alguno de los siguientes canales, indicando el derecho a ejercitar:

  1. Dirección Postal: P.I. El Chaparral s/n Santa Ana 23692 Alcalá la Real – Jaén
  2. Correo Electrónico: cotexa@cotexaagro.com

En la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) puede encontrar una serie de modelos que le ayudarán en el ejercicio de sus derechos. Asimismo, le informamos tiene derecho a interponer una reclamación ante la autoridad de control (en España, la AEPD) en caso de que considere infringidos sus derechos.

Cotexa facilitará la información solicitada en el plazo máximo de un (1) mes a partir de la recepción de la solicitud. Dicho plazo podrá prorrogarse otros dos (2) meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes.